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[职场] 同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法

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Planchshy 发表于 2019-8-31 10:49:58 | 打印 上一主题 下一主题
 
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给你们讲个事儿，昨天看到一段对话，xswl！！！


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第1张图片



然而，实际的对话场景是一群 HR 小姐姐在训练营群里抱头痛哭——


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第2张图片



同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第3张图片



看这些职场精英们在群里吐槽了老半天，其实也就一件事——
每次把表格排版设计好、发给其他同事填写，收回来却总是「面目全非」。


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第4张图片



比如，一个固定名称会出现 N 种写法，像「人事部」会有人这样写——


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第5张图片



一个日期也能出现 N 种写法——
同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第6张图片



明明 HR 发的表长这样——
只有编号、小组、组长、小组名单、人数：


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第7张图片



收回来的表，却多了些奇奇怪怪的东西——
成员 1、成员 2、……、成员 7 是什么鬼啊啊啊：


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第8张图片




居然还有备注，也是很「贴心」了呢：


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第9张图片



01
原因分析


表格会被这样填写也能理解。
毕竟每个人的工作习惯不同、思维方式不同、能力水平也不同。
而且这种差异性，不能通过简单的培训和指导就完成 100% 的改变。
就像我们的 HR 小姐姐说：「这个月教下个月就忘」。
更有甚者水平不够，压根教不会。


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第10张图片



所以这个时候，还真的只能让我们制表人自己来搞些手段！


02
解决方法


这类手段在工业工程中有个非常专业的名字，叫做「防呆」。
没错，字面理解它就好。
举个生动的防呆例子，SIM 卡的缺角设计。
有了这个缺角后，一般人都不会放错卡了吧？


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第11张图片



那 Excel 中有些什么防呆措施呢？
接下来就告诉你一些「防呆」小技巧。


❶ 防呆技巧一
当填表人选中单元格的时候，出现一个输入信息提醒。


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第12张图片



如果下次再看到错误格式的日期，就可以理直气壮地问：
「您有没有看到这个黄色标签提醒呢？」


❷ 防呆技巧二
不要让他自己天马行空地填写，而是让他选！


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第13张图片



打不对字就算了，点几下鼠标而已，总不会再错吧？


❸ 防呆技巧三
如果他非得要自己填，一旦不符合我们的填写要求，就会弹出一个错误提醒，不让他继续填写。


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第14张图片



同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第15张图片



这个操作，应该能把大部分奇奇怪怪的数据挡在人事部门外了吧？
前面三个防呆操作看起来非常的高大上，对吧？
但其实只用了一个 Excel 功能来实现，叫做「数据验证」（数据有效性）。


❹ 防呆技巧四
只开放需要填表人填写的单元格区域，让他们填写数据。
其它地方，不能动！想插入行或列，没门！


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第16张图片



想改我表头，你选不了！


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第17张图片



这个防呆操作用到的是 Excel 中的「保护工作表」功能。


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第18张图片



通过这个「保护」功能组，就可以让填表人不能再擅自更改表的结构，只能在允许编辑的区域内活动。
具体能允许做什么活动呢，就看你自己愿意给他多大的操作空间啦~


同事乱改表格，我要被折磨疯了！后悔没早知道这3个表格保护法 第19张图片



好啦~这四招防呆技巧，如果我们都提前设计好了，相信没有人能在输入信息的时候为所欲为了吧？




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标签：同事表格我要折磨疯了

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精彩评论17

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沙发
晒晒晒ベ爱 发表于 2019-8-31 10:50:51 |
 
哈哈，然后新建一个表发了过来。什么？重新填？没时间，你帮着弄一下吧，[捂脸]啊，西八！
 
板凳
_天不老 发表于 2019-8-31 10:50:56 |
 
数据有效性和条件格式都是很好的防呆
 
地板
重庆华爱4 发表于 2019-8-31 10:51:19 |
 
表格保护
 
5#
bigpmz 发表于 2019-8-31 10:51:29 |
 
谢谢普及知识！
 
6#
runquan 发表于 2019-8-31 10:52:27 |
 
收藏了……谢谢[赞][握手]
 
7#
stuart613 发表于 2019-8-31 10:52:38 |
 
我太需要了
 
8#
再见亦是泪 发表于 2019-8-31 10:53:08 |
 
好东西
 
9#
火火的火苗 发表于 2019-8-31 10:53:15 |
 
福利
 
10#
zhubiyun 发表于 2019-8-31 10:53:37 |
 
实用
 
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